Dispositions nouvelles et temporaires pour la tenue d'assemblées générales et de conseils d'administration pendant la pandémie COVID-19

Le 9 avril 2020, de nouvelles mesures temporaires pour la convocation et la tenue des assemblées générales et des réunions des conseils d’administration sont entrées en vigueur[1].

L’AR Corona n° 4 contient des dispositions concernant à la fois (i) les assemblées générales des copropriétaires, (ii) les assemblées générales et (iii) les réunions des organes d’administration.

1          Assemblée générale des copropriétaires 

Toutes les assemblées générales de copropriétaires qui n'ont pas pu ou ne peuvent pas se tenir en raison des exigences de sécurité liées à la pandémie COVID-19 au cours de la période allant du 10 mars 2020 au 3 mai 2020 peuvent être reportées de cinq mois au maximum.

Les mandats du syndicat et des membres du conseil de copropriété qui expirent pendant la période allant du 10 mars 2020 au 3 mai 2020 sont automatiquement renouvelés jusqu'à la prochaine assemblée générale tenue après cette période.

Il en va de même pour le contrat entre le syndicat et l'association des copropriétaires ainsi que pour les attributions et délégations de pouvoirs accordées par l’assemblée générale au conseil des copropriétaires. 

2          Assemblées générales et réunions des organes d’administration

2.1       Entrée en vigueur 

Les règles de l’AR Corona n°4 sont d’application à toute assemblée générale et à toute réunion d'un organe d’administration devant se tenir ou qui aurait dû se tenir mais ne l'a pas été, ainsi qu'à toute convocation d'une assemblée générale et d'un organe d’administration, envoyée ou publiée ou qui aurait dû être envoyée ou publiée, à compter du 1er mars 2020.

2.2       Disposition facultative

L’AR Corona n°4  prévoit un régime facultatif pour toutes les assemblées générales et toutes les réunions des organes d’administration (par exemple le conseil d'administration) convoquées avant le 3 mai 2020.

Les règles s'appliquent à toutes les personnes morales, qu'elles soient privées ou cotées en bourse, indépendamment du fait qu'elles se soient déjà conformées au nouveau code des sociétés et des associations ou pas et indépendamment du fait qu'elles aient été créées par une loi ou un règlement spécial (c'est-à-dire les sociétés de droit public).

2.3       Assemblées générales

2.3.1     OPTION 1 : l’assemblée générale se tient comme prévu 

2.3.1.1  Comment voter à l’assemblée générale 

Même si cela n'est pas explicitement prévu dans les statuts, l'organe d’administration peut obliger les participants à chaque assemblée générale à exercer leurs droits exclusivement (i) en votant à distance avant l'assemblée générale ; et (ii) en accordant une procuration avant l'assemblée générale.

En cas de vote à distance, celui-ci doit être effectué pour la SA au moyen d'un formulaire établi par l'organe d’administration (conformément aux dispositions de l'article 7:146 du CSA) et être mis à disposition (par exemple via le site web).

En cas de vote par procuration, l'organe d’administration peut exiger que le mandataire soit une personne désignée par lui. Ce mandataire ne peut voter au nom de l'actionnaire que s'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque point à l'ordre du jour.

Si la société a déjà reçu une procuration valide avec des instructions de vote spécifiques mais que le mandataire n'est pas la personne désignée par l'organe d’administration, les votes ou abstentions exprimés dans cette procuration seront pris en compte, sans que ce mandataire ne doive être (physiquement) présent à l'assemblée.

2.3.1.2  Comment envoyer les formulaires et les procurations à l'entreprise

Les formulaires et les procurations peuvent être envoyés par tout moyen à l'adresse indiquée par l'organe d’administration. L’AR prévoit explicitement qu'un e-mail auquel est jointe une copie scannée ou photographiée du formulaire complété et signé ou de la procuration complétée et signée peut suffire.

Ces documents doivent parvenir à la société cotée au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l'assemblée générale. Les sociétés non cotées peuvent également exiger que ces documents leur parviennent le quatrième jour précédant le jour de l'assemblée générale.

2.3.1.3  Assemblée générale par téléphone ou vidéoconférence

Les sociétés sont autorisées à tenir l'assemblée par téléphone ou vidéoconférence (conformément aux dispositions de l'article 7:137), même dans l’hypothèse où cela n'est pas explicitement prévu dans les statuts.

Lorsque les sociétés font usage du régime facultatif prévu dans l'AR Corona n° 4 (c'est-à-dire le vote à distance et/ou le vote par procuration), elles peuvent interdire toute présence physique des actionnaires, membres ou autres personnes qui ont le droit d'assister à l'assemblée générale ou de leurs mandataires.

En outre, les membres du bureau de l'assemblée générale, s'il est constitué, les membres de l'organe d'administration, le commissaire et la personne à laquelle les actionnaires ont le cas échéant donné procuration, peuvent valablement participer à la réunion à distance, par exemple par téléphone ou par vidéoconférence, et ainsi exercer leurs fonctions en relation avec l'assemblée générale.

2.3.1.4  Possibilité de poser des questions obligatoirement écrites 

Lorsqu'une entreprise fait usage du régime facultatif prévu par l’AR Corona n°4 (c'est-à-dire le vote à distance et/ou par procuration), elle peut imposer que seules des questions écrites lui soient posées.

Elle peut également exiger des actionnaires qu'ils soumettent leurs questions à la société au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l'assemblée générale.

L'organe d’administration doit répondre à ces questions par écrit au plus tard le jour de l'assemblée générale mais avant le vote, ou oralement s'il choisit (i) de permettre la participation à l'assemblée générale par téléphone ou vidéoconférence (conformément aux dispositions de l'article 7:137) ou (ii) de diffuser l'assemblée générale - directement ou indirectement - par téléphone ou vidéoconférence, d'une manière accessible à toute personne qui a le droit de participer à l'assemblée générale.

Les sociétés cotées en bourse qui choisissent de répondre aux questions par écrit publient la réponse aux questions écrites sur leur site web. Les sociétés non cotées doivent veiller à ce que les réponses aux questions écrites soient rendues publiques de manière à ce qu'elles soient raisonnablement portées à l'attention des actionnaires et des autres personnes habilitées à participer à l'assemblée générale.

2.3.1.5  Que se passe-t-il si l'intervention d'un notaire est nécessaire ?

Pour les assemblées générales dont les décisions doivent être adoptées par acte notarié, la comparution physique devant le notaire est suffisante pour la signature de l'acte :

1° en cas de vote à distance, par un seul membre de l'organe d’administration, habilité à cet effet, ou par toute autre personne à laquelle il donne son autorisation à cet effet ; et/ou

2° en cas de vote par procuration, par le mandataire désigné par l'organe d’administration ; il n’est pas nécessaire qu’un autre mandataire (cf. 2.2 dernier alinéa) participe à l'assemblée générale.

2.3.1.6  Que faire si l'avis de convocation a déjà été publié ou envoyé ?

La société peut modifier toute convocation déjà publiée ou envoyée après le 1er mars 2020 en vue de l'application de cette règlementation facultative ou pour changer le lieu de l'assemblée générale, sans avoir à appliquer à nouveau les formalités de convocation et de participation.

Les sociétés cotées doivent annoncer ce changement par le biais d'un communiqué de presse et sur leur site internet au plus tard le sixième jour précédant le jour de l'assemblée générale.

Les sociétés non cotées doivent veiller à ce que cette modification soit notifiée aux actionnaires et aux autres personnes habilitées à participer à l'assemblée générale, via leur site web, par courrier électronique, ou pour les personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d'une adresse électronique, par courrier ordinaire.

2.3.1.7  Qu'en est-il de l'obligation de tenir les documents disponibles au siège social ?

Les sociétés cotées sont dispensées de toute obligation de communiquer ou de mettre à disposition au siège de la société la convocation et les autres documents qu'elles doivent mettre à la disposition de leurs actionnaires et des autres personnes qui ont le droit de les recevoir par courrier ordinaire.

Les sociétés non cotées en bourse envoient ces documents par courrier électronique aux personnes pour lesquelles la société dispose d'une adresse électronique.

2.3.2     OPTION 2 : l’assemblée générale est reportée à une date ultérieure 

2.3.2.1  Possibilité d’ajournement

L'organe d’administration peut, s'il le souhaite, reporter à une date ultérieure l'assemblée générale ou, dans le cas des fondations, l'approbation des comptes annuels, même si l'assemblée générale a déjà été convoquée.

Les sociétés cotées en bourse annoncent ce report par le biais d'un communiqué de presse et sur leur site internet au plus tard le quatrième jour précédant le jour de l'assemblée générale.

Les sociétés non cotées doivent veiller à ce que ce report soit notifié aux actionnaires et aux autres personnes qui ont le droit de participer à l'assemblée générale, via leur site web, par courrier électronique, ou pour les personnes pour lesquelles la société ne dispose pas d'une adresse électronique, par courrier ordinaire.

La réunion reportée est considérée comme une nouvelle réunion pour l'application des règles relatives à la convocation des réunions, aux notifications de participation, aux procurations, au vote par lettre et à toutes les autres modalités applicables.

2.3.2.2  Prolongation des délais de 10 semaines

En cas de report, tous les délais pertinents relatifs à la préparation, à l'approbation et au dépôt des comptes annuels seront prolongés de 10 semaines.

L'organe d’administration peut reporter toute autre assemblée générale déjà convoquée le 1er mars 2020 à la date de son choix. 

Toutefois, aucun report n'est possible pour les assemblées convoquées lorsque l'actif net est ou risque de devenir négatif, les assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire ou les assemblées convoquées à la demande des actionnaires ou des membres conformément au Code des sociétés et des associations. Ces réunions ne peuvent pas être reportées, mais elles peuvent être tenues conformément à l'arrangement facultatif prescrit par l’AR Corona n° 4.

2.4       Réunions de l'organe d’administration

2.4.1     Prise de décision à l'unanimité

Nonobstant toute disposition statutaire contraire, un organe d’administration collégial peut prendre toute décision à l'unanimité de ses membres, par écrit ou par tout autre moyen de communication qui aboutit à un document écrit pour le destinataire (par exemple, télécopie, courrier électronique, etc.).

2.4.2     Téléphone et vidéoconférence

Toute réunion d'un organe d’administration collégial peut être tenue, même sans autorisation statutaire et nonobstant toute disposition contraire, par tout moyen de télécommunication permettant une délibération commune, tel que le téléphone ou la vidéoconférence.

2.4.3     Qu'en est-il des décisions devant être établies par des actes authentiques ?

Pour les réunions de l'organe d’administration dont les décisions doivent être établies par acte authentique, la comparution physique devant le notaire, aux fins de la signature de l'acte, d'un seul membre de l'organe d’administration, autorisé à le faire, ou de toute autre personne désignée par l'organe d’administration et disposant d'une procuration à cet effet, est suffisante.

 

[1] Arrêté royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, M.B., 09.04.2020 (ed. 2), p. 25780-25785.