Flash Info - le Registre UBO - Deadline 30 novembre 2018

1.   Registre UBO : fondements et principes

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (“Loi”) prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (dont l’acronyme anglais est ‘UBO’ pour ‘Ultimate Beneficial Owner’, ci-après “Registre UBO”).

La Loi prévoit ainsi l’obligation (1) pour les sociétés, a(i)sbl et fondations de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs et (2) pour les administrateurs de transmettre, avant le 30 novembre 2018, par voie électronique, les données concernant les bénéficiaires effectifs au Registre UBO.

2.   Bénéficiaire effectif : de qui s’agit-il ?

La Loi liste différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon l’entité juridique auquel ils se rapportent. La Loi distingue trois types d’entités juridiques à savoir; les sociétés, les a(i)sbl et fondations et les trusts et autres entités juridiques similaires aux trusts.

Pour les sociétés, sont considérés comme bénéficiaires effectifs:

  • La ou les personnes physiques qui possède(nt), directement ou indirectement, 25% suffisant de de parts ou de droits de vote de la société;
  • La ou les personnes physiques qui exerce(nt) le contrôle de cette société par d’autres moyens (par exemple, droit de veto dans un pacte d’actionnaire);  
  • Si ce qui précède ne s'applique pas, la ou les personnes physiques qui occupent la position de dirigeant principal.

Pour les a(i)sbl et fondations, sont considérés comme bénéficiaire effectifs:

  • Les administrateurs;
  • Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association;
  • Les personnes chargées de la gestion journalière de l’a(i)sbl ou de la fondation;
  • Les fondateurs d’une fondation;
  • Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’a(i)sbl ou la fondation a été constituée ou opère;
  • Toute autre personne physique exerçant par d’autres moyens le contrôle en dernier ressort sur l’a(i)sbl ou la fondation.

3.   L’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO

L’arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO (“AR") du 31 juillet 2018 détaille l’ensemble des modalités de fonctionnement du Registre UBO, et notamment:

  • Quelles informations doivent être communiquées au Registre UBO en fonction du type de bénéficiaire effectif dont il s’agit;
  • Qui devra communiquer ces informations au nom des entités juridiques concernées et selon quelles modalités;
  • Qui aura accès aux informations reprises dans le Registre UBO et selon quelles modalités;
  • Quelles dérogations existent pour que les données reprises dans le Registre UBO ne soient pas ou que partiellement accessibles;
  • Quels contrôles seront mis en place afin de garantir que l’obligation de communication des données au Registre UBO est respectée et quelles sanctions seront le cas échéant applicables;
  • Comment les données communiquées au Registre UBO seront sécurisées et traités.

4. Comment vous préparer ?

Bien que le Registre UBO n’entre en vigueur qu’au 31 octobre 2018, vous pouvez déjà anticiper son entrée en vigueur, notamment en vous assurant que:

Vous avez identifié à laquelle des catégories votre bénéficiaire effectif appartient;

Vous avez collecté les informations suivantes relatives à chacun des bénéficiaires effectifs:

  • son nom et prénom ;
  • sa date de naissance ;
  • sa nationalité ;
  •  son adresse complète de résidence;
  • la date à laquelle il est devenu bénéficiaire effectif;
  • son numéro d'identification au Registre national;
  • la ou les catégorie(s) de personnes visées (actionnaire/administrateur/dirigeant principal);
  • s'il s'agit d'un bénéficiaire effectif direct ou indirect. Lorsqu'il s'agit d'un bénéficiaire effectif indirect, l’identification complète d 'intermédiaires ;
  • lorsque le contrôle résulte de la propriété de parts ou de droits de vote, l'étendue de l'intérêt effectif détenu dans le redevable d'information;

Vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’Arrêté royal via la plateforme en ligne MyMinFin, au nom de votre organisation;

Vous avez mis en place des procédures au sein de votre organisation afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au Registre UBO dans le mois.

 

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