Newsflash - UBO register - Deadline 30 november 2018

UBO-register: grondslagen en beginselen

De wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna de “Wet”) voorziet in het invoeren van een register van uiteindelijke begunstigden in België (in het Engels ‘UBO’ genoemd, dat staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’; hierna het “UBO-register”). 

De Wet voorziet in de verplichting (1) voor vennootschappen, (internationale) vzw’s en stichtingen om toereikende, accurate en actuele informatie over hun uiteindelijke begunstigden in te winnen en bij te houden en (2) voor bestuurders om uiterlijk voor 30 november 2018 gegevens over de uiteindelijke begunstigden elektronisch naar het UBO-register te sturen.

Uiteindelijke begunstigde: over wie gaat het?

De Wet somt verschillende categorieën van uiteindelijke begunstigden op volgens de juridische entiteit waaraan ze verbonden zijn.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van vennootschappen:

  • De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks 25% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden;
  • De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (vb. via vetorechten in aandeelhoudersovereenkomsten); 
  • Enkel indien het voorgaande niet van toepassing is, de natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel.

Worden beschouwd als uiteindelijke begunstigden in het geval van (internationale) vzw’s en stichtingen:

  • De leden van de raad van bestuur;
  • De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
  • De personen belast met het dagelijks bestuur van de (internationale) vereniging of stichting;
  • De stichters van een stichting;
  • De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (internationale) vereniging zonder winstoogmerk of stichting werd opgericht of werkzaam is;
  • Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de (internationale) vereniging of stichting uitoefent.

Het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register

Het koninklijk besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register van 30 juli 2018 (het “KB”) bevat alle werkingsmodaliteiten van het UBO-register, meer bepaald: 

  • Welke informatie aan het UBO-register moet overgemaakt worden naargelang van het type uiteindelijke begunstigde waarover het gaat;
  • Wie die informatie in naam van de betrokken juridische entiteiten moet overmaken en volgens welke modaliteiten dat moet gebeuren;
  • Wie toegang zal hebben tot de informatie in het UBO-register en volgens welke modaliteiten die toegang zal plaatsvinden;
  • Welke afwijkingen er bestaan opdat de gegevens in het UBO-register niet of slechts gedeeltelijk toegankelijk zouden zijn;
  • Welke controles zullen uitgeoefend worden in het kader van de verplichting om gegevens aan het UBO-register over te maken en welke sancties indien nodig zullen opgelegd worden;
  • Op welke manier de aan het UBO-register overgemaakte gegevens zullen beveiligd en verwerkt worden.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

Hoewel het UBO register pas beschikbaar wordt op 31 oktober 2018, kunt u zich al voorbereiden door: 

  • Te bepalen tot welke categorie uw uiteindelijke begunstigde behoort;
  • De volgende gegevens van de geïdentificeerde uiteindelijke begunstigde te verzamelen:
    • Naam en voornaam;
    • Geboortedatum;
    • Nationaliteit;
    • Verblijfplaats (volledig adres);
    • Datum waarop uiteindelijke begunstigde geworden;
    • Rijksregisternummer;
    • Categorie van uiteindelijke begunstigde (aandeelhouder/bestuurder/leidinggevende);
    • Gaat het om een rechtstreeks of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde? Indien onrechtstreeks ook de gegevens van de toepasselijke tussenniveau ’s ;
    • Indien het gaat om een natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks 25% van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden, de omvang van het belang (percentage in geval van rechtstreeks belang of gewogen percentage in geval van onrechtstreeks belang).
  • Te zorgen voor een wettelijke vertegenwoordiger of een gevolmachtigde met een e-ID die de bovengenoemde informatie via het elektronische platform MyMinFin kan invullen;
  • Te zorgen voor procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.

 

Gepubliceerd in: Juridisch nieuws